על מנת להבטיח הזמנת צ'קים המודפסים בהתאמה יפה ונקיה אצלכם במשרד ומתוכנת הנהלת החשבונות אשר ברשותכם, כאשר המידע אותו מדפיסה התוכנה אכן יודפס באזורים ובמיקום הנכון על גבי ה- צ'קים - נחוצה התאמה.
התאמת צ'קים זו יכולה להיות מושגת בשתי דרכים:
1. הדרך הראשונה להשגת התאמה הינה על ידי הדפסת צ'קים בבית הדפוס בהתאמה למצב הנתון בתוכנה שלכם ובמדפסת שלכם. נהוג לקרוא לצורת התאמה זו "חתימת מדפסת".
2. הדרך השנייה מטפלת בהתאמת הדפסת צ'קים ע"י שינוי מיקום השדות בתוכנת הלקוח, באמצעות ממשק המשתמש לעריכת טפסים. בדרך כלל צורת התאמה זו נדרשת, אם בכלל, כמשלימה לצורת ההתאמה הראשונה.
לפני שנתאר את שתי הדרכים להשגת אותה התאמה, ראוי יהיה לציין שגם למקצועיותו של בית הדפוס השלכות לגבי התאמה זו. פרט לתהליך שבית הדפוס אמור להניע באופן יעיל מולכם, בדיוק בשלב הייצור האחרון שהינו חיתוך ה- צ'קים לגודלם הסופי, חשיבות מכרעת בהשגת ההתאמה אליה אנו חותרים. כל סטייה בחיתוך ה- צ'קים עלולה ליצור בעיית התאמה אשר תתגלה בנסיונכם להדפיס אותם במשרדכם.
התאמת צ'קים ע"י דוגמאות הדפסה (חתימת מדפסת)
בצורת התאמה זו, הינכם מתבקשים להדפיס דוגמת צ'קים על גבי ניירות דוגמא שמספק לכם בית הדפוס ע"פ סוג התוכנה בה הינכם משתמשים, וזאת ע"מ לקבל את מה שקרוי "חתימת המדפסת" שלכם.
את דוגמת הדפסה זו אתם שולחים חזרה לבית הדפוס (בהחלט אפשרי גם באמצעות פקס). מרגע זה ואילך יש לבית הדפוס את חתימת המדפסת שלכם (מיקום הדפסת המידע על גבי ה- צ'קים), ובמחלקה הגרפית של בית הדפוס יבצעו התאמה גרפית יחודית עבור ה- צ'קים שלכם.
התאמה ע"י ממשק המשתמש בתוכנת הלקוח
היות ומרבית התוכנות החלונאיות כיום תומכות בממשק לעריכת טפסים באופן ידידותי למשתמש, ניתן לבצע שינויים במיקום הדפסת השדות במודול ל- הדפסת צ'קים. שינוי זה לרוב אינו נחוץ לאחר ההתאמה ההראשונה שתיארנו בסעיף הקודם, אך במידת הצורך יכול המשתמש לבצע שינויים מעין אלו בעצמו או בתמיכת חברת התוכנה.
לסיכום:
חשוב להדגיש שהתאמות אלו באמת נחוצות לקבלת תוצאה מקצועית ואסטטית ובסה"כ לא מסובך להגיע להתאמה כזו. התאמה זו דרושה באופן חד פעמי בלבד, בעת הזמנת צ'קים בפעם הראשונה בלבד.
התאמה נוספת נדרשת רק במידה והחלפתם תוכנה או מדפסת. במקרה כזה הינכם נדרשים לשלוח לבית הדפוס דוגמת הדפסה (בפקס) על גבי צ'קים שכבר נמצאים אצלכם ללא הצורך בדוגמאות מבית הדפוס.
אורי יוסף
